Las siguientes personas (grupos) están asociadas a cada documento:

• el emisor, que no tiene por qué ser el mismo que el autor del texto;
• el originador/autor (dictador) y el escribano (notario);
• el destinatario, que no tiene por qué ser el mismo que el destinatario y el beneficiario del documento.

Se puede suponer que la mayoría de los documentos fueron emitidos sólo a instancias de los destinatarios. Este peticionario se dirigió -a menudo con el apoyo de una persona cercana al emisor (interventor)- al emisor del documento (gobernante, ciudad, corte, noble), quien le asesoró sobre la cuestión jurídica y encargó a determinadas personas responsables de su zona la tarea de redactar el documento. A esta oficina de notarización se le llama despacho ; Se denomina cancillería a la similitud de las características de todos los documentos expedidos por una misma oficina en un determinado período de tiempo. El texto de un documento se llama dictado (del latín dictare = concebir), y por tanto al autor se le llama dictador. El dictador no tiene por qué ser lo mismo que el escritor.

Los escribas a menudo registraban los nombres de los expositores y testigos en el reverso de las hojas. Esto se llama pre-acto. Las diferencias entre el acto preliminar y la copia limpia sugieren que el dictado del emisor tuvo lugar antes del acto jurídico, que sirvió como ayuda para la memoria del escriba. En algunos casos, la copia en limpio fue realizada incluso por otro escribano.

Dado que los certificados son documentos legales sobre eventos que generalmente preceden a la notarización, los documentos se redactaron en tiempo pasado.

La copia de un documento que fue entregada al destinatario por orden o con el permiso del emisor se llama original (= Autógrafo, en doctrina jurídica más antigua también: Authenticum). El borrador de texto de un documento se llama concepto . Otros textos manuscritos de documentos que no pueden considerarse originales o conceptos en el sentido de esta definición se denominan copias y se clasifican en valor. (Es un tema de debate si las copias certificadas pueden considerarse originales. Por lo general, se las denomina piezas secundarias).

Los documentos originales se distinguen de las copias posteriores o contemporáneas no sólo por su escritura, sino también por sus características externas. Por ejemplo, si se cambió el instrumento de escritura o se utilizó una tinta diferente, esto podría indicar que el documento no se produjo en un solo paso, sino en varios. Los actos jurídicos podrían dividirse en dos partes. En el monasterio de San Galo, por ejemplo, en el documento ChSG 675, elaborado en el año 884, el monje Hartmann escribió el texto hasta la lista de testigos allí mencionados. La parte más importante para la validez jurídica, es decir, el levantamiento público (levare) del pergamino ante una multitud y la confirmación del contenido mediante señales manuales de los testigos, la completó un segundo escriba con una pluma diferente.

Un documento de la Edad Media y principios de la Edad Moderna se puede utilizar como original, como concepto (luego posiblemente provisto de correcciones, supresiones, etc. que sean importantes para la investigación), como copia o copia o como asiento de registro (por ejemplo en cuadernos, cartularios, libros de tradición) o en el mayor golpe de suerte en todas estas formas.

Se denomina deperdita a los documentos que no han sobrevivido y cuyo contenido se conoce por otras fuentes (obras históricas o documentos emitidos con posterioridad).

Se pueden distinguir aproximadamente entre los siguientes documentos de la Edad Media y del período moderno temprano (aunque los límites son fluidos):

1. documentos públicos expedidos por una autoridad soberana:

• Documentos papales
• Documentos imperiales o reales
• Documentos de otros gobernantes (por ejemplo, de príncipes territoriales)

2. Documentos privados , d. h. Documentos de potencias no soberanas, p.e. P.ej.:

• Documentos del monasterio
• Documentos de nobles sin derechos soberanos propios
• Documentos de ciudades.

Según el contenido jurídico de los documentos se pueden distinguir las siguientes variantes:

1. Documentos comerciales/documentos dispositivos:

• Carta
  • Carta partida (también llamada letra de corte de muesca, Zerter y letra de corte de muesca)

2. Documentos de prueba/documentos declaratorios:

• Notitia
• Mandatos
• Diplomas/ Privilegios

Los documentos pueden contener todo tipo de objetos de la vida jurídica medieval y moderna. Los tipos de documentos importantes son: escrituras de préstamo, escrituras de donación, escrituras de fundación, contratos de compraventa, concesiones de inmunidad, concesiones de derechos de ciudad, etc. Aunque los acuerdos orales eran más importantes a principios de la Edad Media que hoy, la documentación escrita se consideraba cada vez más necesaria. Para orientar a los escribas, había textos de muestra para casi todas las ocasiones de certificación, tanto eclesiásticas como seculares.^[1]​

En la Alta Edad Media, un documento no adquiría efecto mediante la escrituración ante notario; se necesitaban testigos; Se supone que tuvieron que estar presentes personalmente en el lugar donde se emitió el certificado. El número de testigos varió. En Alemannia se necesitaban al menos siete. Sus nombres a menudo se registraban antes de la exposición propiamente dicha. De esta manera se convirtieron en garantes del carácter público del proceso. En Baviera, a los testigos se les tiraba de las orejas durante mucho tiempo para que recordaran lo que habían oído y visto. Pero a medida que los testigos desaparecieron lentamente, el peso legal como prueba pasó al documento mismo. Pero los testigos siempre fueron parte del ritual que tuvo lugar en la interfaz entre el lenguaje oral y escrito. ^[2]​ En determinadas zonas es frecuente encontrar los mismos grupos de testigos, con el mismo nombre en la parte superior una y otra vez. Este puesto de confianza se obtuvo a través de títulos oficiales como rector, estrechas relaciones familiares con los expositores o apariciones especialmente frecuentes como testigo. Las mujeres son muy raras aquí. Firmar el documento usted mismo era aún más raro. En los registros del monasterio de San Galo sólo hay un caso en el que el registrador permitió al testigo firmar a mano: el documento ChSG 60 fue firmado por el testigo Adalungus, cuya escritura sugiere una formación profesional. Probablemente era cercano al emisor del documento, el conde Ruadbert, quien transfirió propiedades en Überlingen al monasterio de San Galo en agosto de 773. ^[2]​

Durante los argumentos, se pidió a los testigos que declararan bajo juramento ante un mensajero real . La mayoría de las listas sin fecha de estos se conservan en el monasterio de St. Gallen.

Desde el día 12 En el siglo XIX, los documentos en Europa Central ganaron credibilidad gracias al sello . En el sur de Europa, sin embargo, la firma de un notario público era el principal medio de autenticación. La firma personal se ha encontrado en documentos de los papas, en documentos de los reyes merovingios y en documentos de gobernantes desde el siglo XV. Un medio común de autenticación durante siglos.

Desde la Edad Media nos han llegado un gran número de falsificaciones de documentos, pero a menudo se basan en documentos válidos. La ciencia diplomática se dedica particularmente a identificar falsificaciones de documentos y los componentes de texto genuinos y falsos que contienen (el llamado discrimen veri ac falsi ). La crítica de documentos ya se practicaba en la Edad Media.

Para garantizar la credibilidad, los documentos -especialmente en la Edad Media- también estaban vinculados a formas fijas (fórmulas de documentos) (de Ahd. urkundī, en realidad 'testimonio, conocimiento, signos').

Una carta imperial tenía algo así como la siguiente estructura:

I. Protocolo (de entrada) :

1. Invocatio (invocación de Dios como signo (Chrismon) o como texto, por ejemplo “ In nomine sanctae et individuae trinitatis… ”)
2. Intitulatio (generalmente con una fórmula devocional ; nombrando al emisor, por ejemplo, “ Cvnradus dei gracia romanorum rex secvndus ”)
3. Inscriptio (nombramiento del destinatario, a menudo con un saludo ; solo ocurre en cartas y documentos papales)

II. Contexto (= núcleo del documento; por lo tanto, proporciona el contenido real)

1. Arenga (justificación retórica del siguiente texto principal)
2. Promulgatio (declaración de voluntad al destinatario; por ejemplo: “ notum sit… ” ), también conocida como publicatio o notificatio
3. Narratio (narración de los hechos, fundamento jurídico de los hechos documentados)
4. Dispositio (acto jurídico real)
5. Sanctio o Poenformel (amenaza de castigo si se viola la disposición, a menudo una multa elevada)
6. Corroboratio (autenticación, anuncio u orden de sello, lista o serie de testigos)

III. Escatocolo o protocolo final

1. Subscriptio con línea signum (firmas, monograma (del gobernante), fórmula de escritura). Esto también incluye la línea de reconocimiento (Rekognitionszeichen) del Canciller que representa al Archicanciller (en el caso de documentos para destinatarios alemanes, el Canciller Imperial, el Arzobispo de Maguncia ; en Italia, el Archicanciller para Italia, el Arzobispo de Colonia ; para los Borgoñones parte del Imperio, el arzobispo de Trier).
   En los privilegios papales se encuentran las firmas del Papa y de los Cardenales, enmarcadas por la Bene valete y la llamada Rota con el lema del Papa en cuestión.
2. Datación según año, inscripción, años de gobernante y otras costumbres específicas de la oficina, con ubicación y fecha
3. Apprecatio (deseo de bendición final)

En la Alta Edad Media, la señal de la cruz era el símbolo más utilizado en los documentos. Aparecía tanto al principio del texto como antes de los nombres de los testigos presentes, lo que en ese momento debía entenderse como autenticación.

Los documentos se enrollaban o doblaban para transportarlos a los archivos. Desde principios de la Edad Media, Rotulus se encuentra principalmente al sur de los Alpes. Recuerda a los antiguos rollos de papiro. Por el contrario, las zonas al norte de los Alpes contienen principalmente hojas de pergamino plegadas. Con el texto en el lado carne del pergamino, el documento estaba doblado hacia adentro. A los documentos reales se añadió el sello de cera, cuya función protectora se mejoró significativamente con varias capas de pergamino. Con cada pliegue, el espacio requerido por el documento se hacía menor, lo que suponía una ventaja tanto durante el transporte como en el archivo.^[3]​

El gran formato de los documentos de la abadía de San Galo requirió un tratamiento especial. El paquete no debe ser demasiado voluminoso. Es por eso que los escritores casi siempre doblan primero horizontalmente, generalmente de izquierda a derecha hacia el centro. Sólo entonces se dobló verticalmente, con una banda al final para asegurarlo.

Los documentos de los reyes y emperadores alemanes se conservan desde el siglo XIX como parte del Monumenta Germaniae Historica (MGH) publicados en la serie Diplomata-Reihe (abreviada como MGH-DD).

• Harry Bresslau (Vol. 1-2), Hans Schulze (Vol. 3): Manual de teoría de documentos para Alemania e Italia. 3 volúmenes. 2. edición. de Gruyter, Berlin et al. 1912–1960 (cuarta edición, reimpresión fotomecánica sin cambios de la segunda edición, vol. 1–2. Veit, Leipzig 1968–1969). Copia digital (Vol. 1, 2.ª edición) Copia digital (Vol. 2/1, 2.ª edición) Copia digital (Vol. 2/2, 2.ª edición)
• Hans-Werner Goetz : Proseminario de Historia: Edad Media. 3ª edición revisada. Ulmer, Stuttgart 2006 (historia de UTB 1719), ISBN 3-8252-1719-1 .
• Josef Hartmann : Certificados. En: Friedrich Beck / Eckart Henning (eds.) : Las fuentes de archivo. Con una introducción a las ciencias auxiliares históricas. Quinta edición ampliada y actualizada. Colonia/Weimar/Viena 2012, págs. 25–54.
• Oswald Redlich : Los documentos privados de la Edad Media. 2. edición. Oldenbourg, Múnich 1969 (reimpresión de la edición de Múnich y Berlín de 1910) y Scientific Book Society, Darmstadt 1967.
• Thomas Vogtherr : Teoría del documento. Hahn, Hannover 2008 (Ciencias auxiliares históricas de Hahnsche, vol. 3), ISBN 978-3-7752-6133-3 .

• Esta obra contiene una traducción derivada de «Urkunden des Mittelalters und der Frühen Neuzeit» de Wikipedia en alemán, concretamente de esta versión, publicada por sus editores bajo la Licencia de documentación libre de GNU y la Licencia Creative Commons Atribución-CompartirIgual 4.0 Internacional.

• Sección “Diplomática” en la Biblioteca Virtual de Ciencias Históricas Auxiliares

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