Un motor de búsqueda de escritorio típico incluye un indexador que rastrea el disco duro en busca de archivos existentes. Cuando encuentra un archivo extrae la siguiente información y la guarda en un archivo de índice:

• La localización jerárquica al disco duro del archivo.
• Metadatos (el nombre, el tipo, la extensión, las palabras clave del archivo, etc.).

Una vez los documentos existentes han sido indexados, el rastreador indexa los nuevos documentos en tiempo real. Durante las búsquedas, el motor de búsqueda relaciona las consultas realizadas por el usuario con los elementos indexados (mira en el archivo de índice) para encontrar los archivos más rápidamente. Finalmente muestra por pantalla los resultados obtenidos.^[1]​

El hecho de indexar archivos supone un cierto consumo de espacio en disco, por ejemplo, en el caso del buscador Beagle puede suponer entre un 5 y un 10% del tamaño de los datos.

La búsqueda de escritorio se hace muy complicada debido a que existen muchos tipos de archivos, los cuales pueden ser estructurados o no estructurados.

Los estructurados (bases de datos o documentos de texto con etiquetas incrustadas) suelen ser más fáciles de encontrar que los no estructurados (archivos de música, imágenes o vídeo) ya que estos últimos no contienen texto.^[1]​

Por lo tanto, uno de los objetivos de un buscador de escritorio es poder reconocer diferentes tipos de archivos. Esto se consigue mediante el uso de filtros que interpretan los formatos de archivos seleccionados. Por ejemplo, un filtro de Microsoft Office podría ser utilizado para buscar dentro de documentos de Microsoft Office.

Otro objetivo importante es que los motores de búsqueda no carguen demasiado la memoria y los recursos del ordenador, por lo tanto deben ser lo más eficientes posible.

De todos los buscadores de escritorio que existen en el mercado, la gran mayoría adopta las siguientes pautas de trabajo de cara al usuario:^[2]​

• Definir la consulta a realizar con el mínimo de palabras clave.
• Recuperar la información de un conjunto de documentos que están relacionados de alguna manera con la consulta realizada.
• Presentar al usuario estos documentos ordenados de una manera primaria.
• Permitir reordenar la lista de documentos presentados (por fecha de último acceso, nombre de archivo, etc.).

El último punto, a pesar de ser de fácil implementación, a veces no se incluye y el buscador sólo ofrece una única lista ordenada (por ejemplo Google Desktop o Spotlight).

Hoy en día los buscadores de escritorio son más eficientes que hace una década. Esta mejora se podría clasificar de la siguiente manera:^[3]​

• Búsqueda de diferentes formatos al mismo tiempo. Los primeros buscadores de escritorio solamente permitían buscar un archivo con un formato concreto. Actualmente se pueden realizar búsquedas sobre diversos formatos al mismo tiempo.
• Visualización de resultados más rápida. Motores de búsqueda mucho más eficientes y rápidos.
• Diseño centrado en el usuario. Anteriormente el usuario tenía que elegir entre buscar un documento en un formato o en otro, en poner el nombre del archivo completo o una parte o incluso debía especificar la fecha de la última modificación ... es decir, el usuario debía introducir muchos datos en el buscador para que éste le retornara unos resultados en un plazo de tiempo razonable. Era un diseño centrado en la máquina. Actualmente los buscadores permiten reducir el trabajo al usuario hasta un mínimo evitando así que tenga que introducir muchos datos.
• Búsqueda incremental (search as you type ). Los buscadores de escritorio más recientes empiezan a buscar desde que el usuario pulsa la primera tecla de la consulta. Esto permite que (a) el usuario y el ordenador no se tengan que esperar el uno al otro (b) el usuario sabe lo que escribe y puede dejar de hacerlo si encuentra el archivo antes de termine de escribir (c) el usuario recibe una constante contestación (si es necesario puede corregir errores de escritura o volver a definir su búsqueda sin interrumpir el ordenador).

A continuación se muestra una tabla con algunos de los buscadores de escritorio más relevantes actualmente.

• OpenSearch
• Indexación audiovisual
• Robot web
• Metadatos

• Lista de buscadores de escritorio
• MyLifeBits: Fulfilling the Memex Vision
• Benchmark Study of Desktop Search Tools
• Comparación de diversos buscadores de escritorio realizada por Goebel Group. Actualitzada el junio de 2008.
• Pandia Search Central
• Página oficial del buscador Beagle
• Página oficial del buscador Copernic Desktop Search Archivado el 17 de diciembre de 2008 en Wayback Machine.
• Página oficial del buscador Spotlight
• Página oficial del buscador Windows Search
• Página oficial del buscador de Google Desktop