Claves para organizar una conferencia

¿Cómo organizar una conferencia?

Si has decidido organizar una conferencia debes comenzar la planificación menos seis meses antes de la fecha. (Para conferencias más grandes, la planificación podría comenzar con un año de anticipación). Estará al tanto de muchas partes móviles.

Debes tener un millón de preguntas en tu mente. Por dónde empiezas ¿Cómo encuentras a los oradores adecuados para invitar? ¿Qué lugar se adaptará mejor a sus necesidades?

La verdad es que, aunque organizar una conferencia es un esfuerzo exigente, no eres el primero en enfrentarlo. Se trata de seguir unos pasos específicos.


¿Listo para empezar a organizar esa conferencia?

Paso 1: Decidir sobre un tema

Cada gran conferencia necesita un tema. ¿Cuál es el mensaje unificador que entregarán sus oradores y cuál es la información clave para los asistentes a la conferencia? Quieres que la conferencia inspire y estimule la conversación.


El tema es más que un llamado a la participación, también guiará su marca y promoción, desde el diseño de un logotipo hasta la creación de etiquetas de medios sociales hasta la impresión de carteles, folletos y otros materiales publicitarios.


Paso 2: Monta tu equipo

Lo más probable es que no organices una conferencia completa por ti mismo. (De hecho, nos sorprendería si ese fuera el caso).


Necesitará un equipo dedicado de personas para asumir la responsabilidad de diferentes aspectos de la planificación, las negociaciones y la promoción.


Su equipo probablemente incluirá:

Equipo de planificación: Necesitará consultar respecto del alquiler de salas en Madrid para organizar conferencias, alojamiento, actividades, catering.

Equipo de administración: Presupuestos, registro de asistentes, venta de entradas. Este equipo / persona también será el principal punto de contacto para las preguntas relacionadas con la conferencia.

Equipo de marketing: contacto con los medios, creación de material promocional, administración de su sitio web, blog y actividades de medios sociales.

Equipo de patrocinio: a cargo de obtener patrocinadores, solicitar subvenciones y recaudar fondos. (Solo relevante para conferencias que dependen de fuentes externas de financiamiento)

Voluntarios: ayudando con todas las actividades en el lugar el día de la conferencia: administración de puertas, escaneo de boletos, seguimiento de la lista de invitados, personal del vestuario, guía de personas, etc.

Su trabajo principal será coordinar el equipo, establecer prioridades y delegar tareas.


Paso 3: Preparar un presupuesto y un plan de negocios.

Ya sea que su conferencia sea financiada por patrocinadores o no, tendrá que elaborar un presupuesto. Usted necesita saber dónde se está ganando y gastando su dinero.

Tener un presupuesto también lo ayudará a establecer el precio para participar en la conferencia.


Aquí están los artículos más comunes que querrá presupuestar para:

Lugar de encuentro

Alojamiento

Transporte

Abastecimiento

Honorarios de los oradores

Ocupaciones

Márketing

Miembros del equipo

La preparación de un presupuesto con estimaciones realistas también será útil cuando busque lugares y negocie contratos.


Paso 4: Encuentra patrocinadores y subvenciones [opcional]

Si financia la conferencia por su cuenta y no está buscando fuentes externas de ingresos, puede omitir este paso de manera segura.

Si no, querrás salir a buscar patrocinadores u organizar eventos para recaudar fondos. La clave a tener en cuenta es que los patrocinadores y sus valores deben alinearse con el tema de su conferencia.

Comience por encontrar patrocinadores que financien eventos similares o que generalmente estén asociados con los temas principales de su conferencia.


Decida cuánto dicen los patrocinadores acerca de cómo se lleva a cabo la conferencia. ¿Permitirá su marca y logotipo en cada equipo? ¿Podrán traer sus propios altavoces?

Recuerde: es un buen equilibrio entre obtener fondos y sacrificar la integridad de su conferencia. Tú eres el juez de dónde trazar esa línea.


Paso 5: Establecerse en una fecha

Ahora es el momento de decidir cuándo tendrá lugar su conferencia. Como se discutió, esa fecha debe ser de seis meses a un año por delante.

También debe averiguar cuánto durará la conferencia. El consenso de la industria sugiere que una conferencia con alrededor de 300 participantes requiere dos días completos. Las conferencias más grandes y profundas pueden extenderse por más tiempo.


Aquí hay algunas reglas básicas para tener en cuenta:

Elija una fecha que no entre en conflicto con otros eventos importantes como festivales. Los eventos en toda la ciudad hacen que los vuelos sean más caros y, en general, dificultan el transporte hacia y desde la conferencia. Además, no quieres que tu conferencia compita por la atención con los grandes eventos.

Evite los períodos de vacaciones de verano e invierno cuando las personas tienden a irse de vacaciones. Es mejor apuntar a una fecha entre mediados de marzo y finales de junio o desde principios de septiembre hasta finales de noviembre.

Nunca planee una conferencia durante el fin de semana. Para la mayoría de los participantes, asistir a una conferencia es parte de su trabajo, así que programe durante la semana laboral.

Trate de apuntar hacia el final de la semana, para que los asistentes que viajan tengan la oportunidad de quedarse atrás y hacer turismo durante su tiempo libre. Los mejores días para una conferencia son los jueves y viernes.

Establecer una fecha le dará un punto fijo para contar y planificar mejor sus preparativos.

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